Ayming aide Ethica CRO à réaliser leur vérification RS&DE avec succès
Ethica CRO Inc. est un organisme de recherche sous contrat (ORC) de service complet qui mène et gère de façon éthique des recherches cliniques sur les médicaments, les produits biologiques, les dispositifs médicaux et les produits de santé naturels.
Depuis sa création en 2002, Ethica s’est engagée à veiller à ce que ses processus respectent les droits des participants et que ses services soient fournis selon les normes les plus strictes en matière de pratique éthique et clinique. Cet engagement a conduit Ethica à devenir la première entité canadienne et le premier ORC au monde à obtenir, en 2006, une accréditation complète pour son Programme de protection de la recherche humaine (HRPP), ce qui la situe parmi un groupe sélectif d’établissements de santé, d’hôpitaux et d’universités, tels que le Dana-Farber/Harvard Cancer Center à Boston et le Johns Hopkins Medical Institutions à Baltimore.
La première fois qu’Ayming a rencontré la fondatrice d’Ethica CRO, Dre Janice Parente, en 2014, celle-ci éprouvait des difficultés dans le traitement de ses demandes RS&DE par l’ARC. Depuis plusieurs années déjà, Ethica CRO faisait des demandes de crédits d’impôt RS&DE, mais celles-ci étaient toujours sélectionnées pour examen. L’ART demandait une documentation exhaustive appuyant les demandes, bien que l’ARC n’y apportait que de petits ajustements, et les audits se sont étirés sur plusieurs mois, entravant les opérations commerciales. Tandis que la demande de 2013 arrivait à échéance, le traitement de celle de 2012 n’avait pas encore été finalisé, et ce, malgré les observations du groupe de conseil en RS&DE que consultait alors Ethica CRO et les plaintes envoyées à Service Canada. Ethica CRO a alors senti qu’elle serait à nouveau confrontée à une vérification et a demandé l’aide d’Ayming pour naviguer dans l’univers de l’ARC.
” Sur une période de 10 ans, neuf de nos demandes RS&DE ont été choisies pour vérification par l’ARC, déclare Dre Janice Parente, fondatrice d’Ethica CRO. Ni nos conseillers en RS&DE, ni l’ARC ne percevaient la fréquence de ces vérifications comme anormale. Les demandes RS-DE finissant par se chevaucher d’un exercice financier à l’autre, et encore, il nous a paru que jamais nous ne surpasserions cette suite de vérifications et que nous consacrions trop de temps à la chose. Ce qui nous a surpris dans cette histoire, c’est que l’ARC ne pouvait jamais trouver quelque chose de grave dans nos demandes, car nous avons maintenu un taux de réussite de A +.”
“Notre solide expérience en recherche scientifique, associée à la force d’Ayming à bien comprendre et à présenter nos projets à l’ARC, mérite une note de 100 %.
Au cours des trois dernières années, grâce aux conseils d’Ayming, nos procédures internes et processus d’élaboration de rapports ont été modifiés pour bonifier nos demandes. Notre solide expérience en recherche scientifique, associée à la force d’Ayming à bien comprendre et à présenter nos projets à l’ARC, mérite une note de 100 %.
Ayming a transformé quelque chose que nous avons redouté en quelque chose que nous attendons avec impatience. Merci Ayming! Merci de faire partie de notre équipe. »
Le rôle d’Ayming a été de rendre l’examen le plus simple et le plus efficace possible pour toutes les personnes engagées dans le processus. La première étape fut de contacter l’ARC pour comprendre l’étendue de la vérification. Ayming a expliqué à l’équipe de gestion de l’ARC l’expérience inhabituelle de vérification qu’a vécu Ethica CRO et la façon dont cette organisation s’est sentie ciblée. L’ARC a reconnu que la fréquence des vérifications était inhabituelle, mais a insisté sur le fait que les dossiers avaient été sélectionnés au hasard et qu’il était donc obligatoire de procéder à leur examen complet.
L’ARC a compris la frustration du contribuable et, au cours des discussions, toutes les parties ont convenu de ce qu’était une révision normale faite dans un délai raisonnable.
Ayming a réuni toute l’information, conformément à la demande de renseignements de l’ARC, et a fait le suivi (sur place) avec l’ART pour déterminer les problèmes qui pourraient surgir lors d’une future vérification. Nous avons aidé Ethica CRO à identifier et à organiser la documentation et les éléments probants relatifs à chaque question. Ce processus a permis à l’ARC de mettre en corrélation toutes les données directement liées aux incertitudes scientifiques et technologiques et au travail effectué initialement présenté dans leur réclamation.
L’audit a été conduit de façon efficace, dans le temps convenu, et a connu un taux de réussite de plus de 90 %. La relation entre le client et l’ARC s’est grandement améliorer depuis, et toutes les demandes RS&DE soumises par la suite ont été acceptées sans problème.
